Suunnittele, niin olet joustavampi

SISUBLOGI

Eihän uutisia voi suunnitella puoli vuotta etukäteen! Tätä mieltä olin aloittelevana, kaikkitietävänä toimittajana.

Kovin monta vuotta ei tarvinnut uutisia kirjoittaa, kun itsekin tajusin, että tuttuja asioita uudestaan toistava vuodenkierto kuuluu myös uutistoimituksen arkeen. Kun uutistoimituskin suunnittelee ja ennakoi, niin ilman muuta näin tekee myös aikakauslehden toimitus ja sisältömarkkinoinnin tiimi.

Suunnittelu ja ennakointi. Ne auttavat tarjoamaan laadukkaita sisältöjä omalle yleisölle oikea-aikaisesti. Hyvä suunnittelu on esimerkiksi valmistautumista asiakasseminaarista raportoimiseen ajoissa tai juttusarjan tuottamista tasalaatuisena ja sen julkaisemista sopivalla rytmillä. Ennakoimalla ehdit tehdä taustoittavan artikkelin, selventävän infograafin tai kiinnostavan videon tulevan uutisen täydennykseksi.

Enemmän tilaa luovuudelle

Oikein toteutettuna suunnittelu ei missään nimessä jäykistä yrityksesi viestintää eikä tapa luovuutta. Päinvastoin. Ajoissa suunniteltu ja toteutettu sisältö on yleensä laadukkaampaa, viimeistellympää ja kiinnostavampaa kuin viime tipassa improvisoitu.

Mitä tärkeintä: kun sisältömarkkinointisi ”peruskuormasta” iso osa syntyy järjestelmällisesti ”vakaissa tuotanto-oloissa”, resursseja löytyy paremmin niille oikeasti yllättäville aiheille. Jymy-yllätysten lisäksihän on vielä niitä asioita, joita osataan odottaa, mutta joiden tarkka aikataulu ja sisällön yksityiskohdat eivät ole etukäteen tiedossa.

Mitä maailmalla tapahtuu?

Syksyllä yrityksesi laatii budjetin seuraavalle kalenterivuodelle. Silloin kannattaa laatia viestinnän vuosisuunnitelman ohella sisältömarkkinoinnin julkaisukalenteri vähintään seuraavaan kesään saakka.

Yrityksesi omat markkinointiohjelmat, tapahtumat ja viestinnälliset painopisteet poimit helposti julkaisukalenterin tueksi. Niin printtijulkaisun, verkkosivuston kuin uutiskirjeidenkin sisällöllisen kiinnostavuuden ja ajankohtaisuuden kannalta on arvokasta, jos ideoinnissa katsotaan myös laajemmin yrityksesi toimintaympäristöä. Lisääpä vuosikalenteriin myös yrityksesi liiketoiminnan kannalta merkittävät ”ulkopuoliset” tapahtumat alaltasi – muutkin kuin messut.

Usein jokin lakiuudistus vaikuttaa jostakin ajankohdasta alkaen asiakkaidesi arkeen. Milloin siitä kannattaa tehdä ennakoiva yleisesittely? Entä asiantuntija neuvoo -juttu? Tai video? Infograafi havainnollistaisi monimutkaista asiaa, ja sitä on mukava jakaa sosiaalisessa mediassa. Entä milloin aiheesta tehdään käytännönläheinen asiakastarina: näin asiakkaamme toimivat muuttuneessa tilanteessa?

Aikataulu voi yllättää

Aikataulusuunnittelussa julkaisupäivämäärät ovat a ja o. Valitettavasti monen työtoverisi katse kiinnittyy kalenterissanne ilmestymispäiviin, ehkä enintään myös päivämäärään, jolloin jutun pitää olla valmis. Viestintäammattilaisena tiedät, miten kauan sisällöntuotannon prosessi kestää omassa yrityksessäsi ideoinnista ja aiheiden sopimisesta tarkistusten kautta hyväksyttyyn, julkaisuvalmiiseen lopputulokseen – usein myös erikielisinä versioina. Tämän prosessin vaatiman ajan pituus on pidempi kuin moni ennalta arvaisi.

Sisällöntuotannon vuosikalenteri on oikea paikka esittää paitsi eri kanavien julkaisemisen rytmit rinnakkain myös tuotantoprosessin jokaisen kierroksen käynnistys, toteutus ja päättymisajankohta selkeällä tavalla. Näin kaikki näkevät yksiselitteisesti, milloin ideoidaan ja milloin tuotetaan sisältöjä kutakin julkaisukierrosta ja -kanavaa varten.

Peruskuviot selville ja sitten kohti uutta

  • Tee sisältömarkkinointisi vuosikalenteri edeltävänä syksynä: jakelukanavat rinnakkain, tärkeät päivämäärät, yrityksesi teemat, toimintaympäristön keskeiset asiat. Mitä teemoja, milloin, missä kanavissa, missä järjestyksessä?
  • Päivitä ja täydennä sisältösuunnitelmaasi säännöllisin välein pitkin vuotta. Pohdi seuraavaa julkaisukierrosta pidemmälle.
  • Suunnittele ja ennakoi. Mitä enemmän suunnittelet ja toimit ennakoivasti, sitä tehokkaammin pystyt reagoimaan yllättäviinkin tapahtumiin.
  • Anna tilaa luovuudelle ja uusille ideoille. Kun peruskuviot ovat jo selvillä, suunnittelukokouksissa voitte vapaammin keskittyä uusiin ideoihin ja luoviin ratkaisuihin.

Martti Ristimäki

Martti Ristimäki on Fokus Media Sisun sisältöpäällikkö, joka tuottaa printti- ja digijulkaisuja sekä sisältöjä asiakkaiden kaikkiin kanaviin. Aikaisemmin hän on työskennellyt eri tehtävissä sanoma- ja aikakauslehtien toimituksissa ja osallistunut lukuisiin uudistusprojekteihin.